Quem trabalha na construção civil sabe que a compra de insumos é uma das áreas que exige mais atenção, pois materiais e equipamentos têm alto custo e, geralmente são adquiridos em grandes volumes. Quando falamos em construtoras e incorporadoras, que fazem várias obras ao mesmo tempo, esse número cresce ainda mais.
Com gastos elevados envolvidos, fazer uma gestão eficiente de todo o processo de compra, que começa lá na cotação e vai até à entrega, é a única maneira de evitar prejuízos no caixa e garantir a lucratividade do negócio.
Cotar e comprar na construção civil envolve muito mais do que apenas saber o valor e decidir pela aquisição. Engloba analisar os custos referentes à execução de cada fase da obra, considerando o preço dos materiais e a relação com a mão de obra. É preciso verificar também a validade, a qualidade dos insumos, a entrada e saída de estoque e a possibilidade de negociação.
Então, fazer tudo de modo organizado e seguir uma rotina planejada de cotação e compra para cada projeto é a melhor maneira de manter as contas em dia e o caixa equilibrado.
E, por mais que isso possa parecer uma atividade simples e corriqueira, é onde boa parte das empresas comete erros, negligenciando etapas importantes.
Neste artigo, trouxemos um guia prático com 6 passos essenciais para você implementar um gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos para controle das suas obras.
1. Crie uma rede robusta de fornecedores
Na hora de realizar as compras de uma obra, os aspectos mais buscados pelo setor de suprimentos são preços e a garantia da qualidade do material comprado, por isso boas referencias e histórico de trabalho com os fornecedores são fatores essenciais para colocação do pedido.
Um bom fornecedor precisa ter experiência e referência, nem sempre é só o menor preço que importa, por isso não saia enviando a sua lista para o primeiro nome que aparecer na pesquisa do Google.
Na hora de escolher, considere aspectos como seriedade, comprometimento, qualidade do serviço, proximidade da obra, prazo de entrega e opções de pagamento.
É importante analisar os fornecedores que se encaixam na sua ordem de prioridade e depois escolha as alternativas que podem atender à sua construtora com mais eficiência. Assim, as chances de algo dar errado são bem menores e, caso ocorra algum problema, será muito mais fácil de resolver.
2. Planeje o momento de comprar.
Dentro do ecossistema de compras para uma obra, não funciona como se estivéssemos no supermercado e fôssemos enchendo um carrinho. São necessários alguns passos para que tudo seja feito de forma organizada e o canteiro de obras funcione como uma engrenagem.
A dica aqui é bem clara: se possível, evite as compras emergenciais! Esse tipo de compras é um dos gastos mais perigosos na construção civil, que ocorre quando a gestão de compras desvia um pouco a atenção e se perde no planejamento ou no cronograma.
Todas às vezes que a obra precisar de um material de última hora, as possibilidades de negociar custos e prazos de pagamento serão reduzidas ou completamente eliminadas, aumentando custos e encarecendo a obra.
Quer dizer, as compras de emergência são sinônimo de alto custo não previsto no orçamento, já que ele foi elaborado antes do início da construção. Esse deslize pode significar ter que usar a margem de lucro do projeto e, em casos mais extremos, perder o lucro por completo e ter que recorrer ao caixa da construtora. Prejuízo certeiro.
Por isso, é importante um bom planejamento para elaborar um cronograma de compras bem detalhado, para garantir que não haja desperdício ou que a falta de materiais seja recorrente em sua obra. Além disso, deixe bem claro no contrato com o fornecedor os prazos de entrega e as quantidades de cada encomenda, a fim de evitar qualquer dúvida futura.
Há materiais, inclusive, que precisam ser adquiridos mais de uma vez ao longo da obra, como areia, cimento e argamassa. Primeiro, porque não seria possível armazenar o cimento necessário para a construção de um condomínio inteiro. Depois, insumos têm prazo de validade, alguns de apenas três meses.
Lembre-se: O seu negócio é construção. Controle de estoque é uma parte do processo. Então, fique atento às compras recorrentes!
3. Fique atento a logística.
Pra onde vai? Chega quando? E o frete, tem a descarga inclusa?
Um ponto crucial é ressaltar a importância da preocupação com a logística da entrega dos materiais. A falta do planejamento logístico pode resultar em atrasos na execução do projeto, aumentar os custos e até travar frentes de atividades no canteiro.
Portanto, é fundamental ter fornecedores confiáveis por trechos, e monitorar constantemente os prazos de entrega, garantindo a disponibilidade dos recursos necessários no momento certo. A atenção nesses detalhes é um fator determinante para o bom andamento da obra.
4. Padronize e simplifique os processos.
Cotar e comprar na construção civil são processos que exigem disciplina e atenção, pois contam com várias etapas e passam pelas mãos de diversas pessoas. Por isso a padronização dos processo pode evitar uma série de erros no dia-a-dia de uma obra.
Sempre que possível é recomendável evitar: solicitações de cotações feitas via WhatsApp, autorizações de pedidos de compra de maneira informal, delegar para que uma terceira pessoa saia da obra para comprar um material de última hora, entre outras praticas “improvisadas” que podem criar grandes problemas para a obra.
Não é a compra de duas luvas de PVC para sanar um vazamento que vai prejudicar seu cronograma, mas sim o péssimo hábito de apagar incêndios, correndo no depósito mais perto como 1ª opção.
Ao padronizar alguns processos da gestão de compras, é possível reduzir as chances de erros que podem impactar de forma negativa as decisões. As compras ganham eficiência e se tornam mais vantajosas quando existe um alinhamento entre as diferentes etapas de um projeto e um bom controle interno delas.
5. Organize a comunicação interna.
Para garantir que a cadeia de suprimentos do canteiro aconteça de forma eficiente, é necessário que o setor de suprimentos tenha um olhar 360º sobre as frentes de trabalho que estão acontecendo e sobre as próximas que estão por vir.
Ignorar as etapas que fazem parte do processo de cotação e compras é estar vulnerável a cometer falhas, o que pode ser irreversível para problemas que impactem a lucratividade da obra.
Em alguns momentos, a obra pode estar recebendo serviços de terceiros ao mesmo tempo em que a equipe própria executa outra frente de trabalho, com isso, a falta de material para alguma das equipes pode causar um efeito dominó, travando as demais frentes também.
Além disso, quem faz as cotações e as compras depende de uma boa comunicação com o financeiro, com a obra e com o almoxarifado, pois o controle de estoque é quem informa sobre as prateleiras vazias e os espaços para armazenamento dos materiais.
6. Utilize a tecnologia ao seu favor
Toda construtora e incorporadora sabe que precisa profissionalizar a sua gestão de compras, desde o planejamento até o recebimento dos materiais, precisa contar com as vantagens de um bom sistema de gestão de obras. E atualmente existem diversas opções no mercado que incluem, além de toda a parte do processo de compras e gestão financeira, também a gestão da obra como um todo.
A tecnologia já começa como uma grande aliada quando falamos sobre a necessidade de ter um bom planejamento, orçamentos precisos e um cronograma de obras detalhado. Softwares específicos para elaborar e controlar esses processos ajudam a evitar que erros sejam cometidos e, assim, possibilitam que o trabalho siga conforme os planos.
A ConstruConnect é uma plataforma de Supply Chain para obras, que organiza e centraliza a gestão da cadeia de suprimentos, desde a escolha dos fornecedores e a triagem dos melhores materiais até a negociação de preços e prazos de pagamento e o fechamento da compra.
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